Niet iedereen hoeft alles te kunnen in RCUR. Met rollen bepaal je precies welke onderdelen een gebruiker mag bekijken en beheren. Zo kan een medewerker van de klantenservice klanten helpen, zonder bij je instellingen of rapportages te komen.
Je beheert rollen onder Instellingen > Rollen, of via de knop Rollen beheren op de pagina Gebruikers.
Een rol aanmaken
Ga naar Instellingen > Rollen en klik op Rol toevoegen.
Geef de rol een naam, bijvoorbeeld "Klantenservice" of "Boekhouder".
Vink aan wat de rol mag. Met Alles selecteer je een hele groep in een keer.
Sla de rol op en geef de rol aan een gebruiker via Instellingen > Gebruikers.
Welke rechten zijn er?
De rechten zijn verdeeld in groepen: Algemeen, Verkoop, Opvolging, Beheer en Instellingen. Per onderdeel kies je:
Bekijken: de gebruiker ziet de gegevens, maar kan niets wijzigen.
Beheren: de gebruiker kan ook aanmaken, wijzigen en verwijderen. Bekijken wordt dan automatisch meegegeven.
Terugbetalen: alleen bij Betalingen. Hiermee kan de gebruiker betalingen terugbetalen.
Een onderdeel waar een gebruiker geen recht op heeft, ontbreekt in het menu en is ook niet bereikbaar via een link.
Geef een rol alleen wat nodig is. Heb je een rol voor een boekhouder? Dan is Bekijken bij Facturen en Betalingen vaak genoeg.
Een rol aanpassen of verwijderen
Open de rol onder Instellingen > Rollen en pas de rechten aan. De wijziging geldt direct voor alle gebruikers met die rol. Je ziet in de lijst hoeveel rechten en hoeveel gebruikers een rol heeft.
Een rol die nog in gebruik is, kun je niet verwijderen, ook niet als er nog een openstaande uitnodiging mee is. Geef die gebruikers eerst een andere rol.
Goed om te weten
Eigenaren en admins kunnen altijd alles. Hun rechten stel je niet in.
Je kunt een recht alleen aan een rol geven als je het zelf hebt. Een rol met rechten die jij zelf niet hebt, kun je niet aanpassen.
Rollen gelden alleen binnen jouw organisatie. Heb je meerdere RCUR accounts, dan maak je de rollen per account aan.
Om rollen en gebruikers te beheren, heeft een gebruiker de rechten Instellingen: rollen en Instellingen: gebruikers nodig.
Lees ook het artikel Gebruikers uitnodigen en beheren over het toevoegen van gebruikers.