Een incasso kan mislukken, bijvoorbeeld door een te laag saldo. Met automatische opvolgingen probeert RCUR het bedrag dan automatisch opnieuw te incasseren en/of stuurt de klant een betaallink. Deze functie is beschikbaar vanaf het Expert-pakket.
Opvolgingen activeren
Ga naar Instellingen en open Opvolgingen.
Zet de opvolgingen aan.
Kies wat er bij een mislukte incasso moet gebeuren (zie hieronder).
Kies de e-mailtemplate voor de betaallink. Je kunt de tekst aanpassen via de templates.
Controleer het Voorbeeld onderaan: daar zie je met jouw instellingen op welke data we opnieuw incasseren of mailen.
Klik op Opslaan.
Elke mislukte incasso krijgt daarna een opvolging. Die vind je op de pagina Opvolgingen.
Wat moet er bij een mislukte incasso gebeuren?
Eerst proberen via betaling, daarna een betaallink sturen
We proberen eerst opnieuw te incasseren, zo vaak als je hebt ingesteld (1 tot 3 keer). Lukt het dan nog niet, dan sturen we de klant een e-mail met een betaallink. Je kunt ook instellen hoeveel herinneringen we sturen (1 tot 3).
Alleen betaling opnieuw proberen
We proberen opnieuw te incasseren, maximaal 3 keer. Lukt het na de laatste poging niet, dan wordt de opvolging als mislukt gemarkeerd en krijg je een melding.
Alleen een betaallink sturen
We sturen de klant een e-mail met een betaallink. Betaalt de klant via de link, dan wordt de opvolging automatisch als opgelost gemarkeerd. Betaalt de klant niet, dan sturen we een herinnering, tot het ingestelde aantal.
Bij sommige mislukte betalingen heeft opnieuw incasseren geen zin, bijvoorbeeld bij een creditcardbetaling of als het rekeningnummer niet meer klopt of is gesloten. De klant krijgt dan meteen een betaallink.
Wanneer proberen we opnieuw?
Je kiest hoe we de timing bepalen:
Rond betaaldagen (aanbevolen): bij onvoldoende saldo proberen we het opnieuw na de eerstvolgende betaaldag, wanneer het salaris of de uitkering meestal binnen is. Standaard zijn dat de 1e en de 25e van de maand, je kunt tot 4 betaaldagen instellen. Valt een betaaldag in het weekend, dan wordt het de maandag erna. Weigert de klant de incasso, dan krijgt die meteen een betaallink.
Na een vast aantal dagen: we proberen het altijd een vast aantal dagen (1 tot 14, standaard 3) na de mislukte incasso opnieuw, wat de reden ook is.
Rond betaaldagen geldt alleen voor de eerste nieuwe poging bij onvoldoende saldo. Mislukt die ook, dan gebruiken we het vaste aantal dagen. Ook de tijd tussen herinneringen met de betaallink (1 tot 14 dagen) stel je zelf in.
Een opvolging handmatig oplossen
Heeft de klant het op een andere manier geregeld? Dan kun je een opvolging zelf afsluiten via de pagina Opvolgingen met Markeren als opgelost. Je geeft dan aan of het openstaande bedrag uiteindelijk is betaald:
Ja, betaald: de klant heeft buiten RCUR om betaald, bijvoorbeeld per bankoverschrijving. Dit telt in de rapportages als teruggewonnen.
Nee, niet betaald: je stopt met opvolgen zonder dat er betaald is. Dit telt in de rapportages als verloren.
Je kunt deze uitkomst achteraf nog wijzigen met Uitkomst wijzigen, tenzij RCUR de betaling zelf heeft zien binnenkomen.
Opvolgingen zijn gekoppeld aan bestellingen en facturatie-integraties. Zodra een opvolging is opgelost, worden bestellingen en/of facturen automatisch als betaald gemarkeerd.
Als je een opvolging handmatig oplost, vindt er geen automatische koppeling plaats met bestellingen en facturen.
Zien of het werkt
In het rapport Herstel mislukte betalingen zie je welk deel van de afgeronde opvolgingen is hersteld.