Met een herinnering word jij (en eventueel je klant) eraan herinnerd dat een betaallink nog openstaat. Zo hoef je niet zelf bij te houden welke klanten nog niet betaald hebben. Er zijn twee soorten herinneringen: voor betaallinks en voor taken bij een klant.
Herinneringen voor betaallinks
Een herinnering instellen
Maak een nieuwe betaallink aan, of pas een bestaande link aan.
Zet de optie Herinneringen aan.
Kies bij Herinnering op de datum waarop de eerste herinnering moet komen. Die datum moet in de toekomst liggen.
Wil je dat de klant de herinnering ook per e-mail krijgt? Koppel de link dan aan een klant, zet de optie E-mails aan en kies een e-mailtemplate (herinnering).
Is de betaallink niet aan een klant gekoppeld, of staat de optie E-mails uit? Dan zie je de herinnering alleen zelf in het RCUR-dashboard en krijgt de klant geen e-mail.
Wat gebeurt er op de herinneringsdatum?
Vanaf de herinneringsdatum verschijnt de betaallink op de pagina Herinneringen, zolang de link nog openstaat. Zodra de link betaald is, verlopen is of gearchiveerd wordt, verdwijnt hij daar vanzelf.
Staan e-mails aan, dan sturen we elke dag rond 10:00 uur een e-mail naar de klant met de betaallink. Daarna sturen we standaard elke 3 dagen opnieuw een herinnering, tot de link betaald is of verloopt.
De pagina Herinneringen
Op de pagina Herinneringen zie je onder het kopje met je taken (zie hieronder) per openstaande betaallink:
de omschrijving, de klant en het bedrag;
of de klant een e-mail krijgt: Wordt gemaild, Alleen in dashboard, Geen e-mailtemplate (kies dan bij de link opnieuw een template) of Maximum bereikt;
hoeveel herinneringen er al zijn verstuurd, wanneer de klant voor het laatst is gemaild en wanneer de volgende herinnering komt.
Per link kun je kiezen uit drie acties:
Betaallink bewerken: pas bijvoorbeeld het bedrag, de vervaldatum of het e-mailtemplate aan.
Later opnieuw herinneren: kies een nieuwe datum. De herinnering verdwijnt tot die datum van de pagina en het aantal verstuurde herinneringen begint weer bij nul.
Afgehandeld: zet de herinnering uit. De betaallink zelf blijft gewoon werken.
Hoe vaak en hoe lang?
Bij Instellingen > Herinneringen bepaal je voor je hele organisatie, voor de herinneringen van betaallinks:
Tijd tussen herinneringen: van elke dag tot elke 30 dagen (standaard 3 dagen).
Maximaal aantal herinneringen per link: van 1 tot 20, of geen maximum. Is het maximum bereikt, dan krijgt de klant geen e-mails meer, maar blijft de link wel op de pagina Herinneringen staan.
Taken hebben geen instellingen: ze worden niet naar de klant gemaild.
De e-mailtekst aanpassen
De tekst van de herinneringsmail stel je in via Instellingen > Templates. In het onderwerp en de tekst kun je deze velden gebruiken: {name}, {link}, {desc}, {amount}, {expiry_date} en {organization}. Ze worden automatisch ingevuld per klant en betaallink.
Herinneringen voor taken
Wil je zelf iets niet vergeten bij een klant, zoals iemand terugbellen of een offerte nasturen? Dan maak je een taak aan bij die klant.
Open de klant en ga naar het blok Taken.
Klik op de plus en schrijf wat er moet gebeuren.
Kies bij Uiterlijk op de datum (vandaag of later) en eventueel bij Voor een collega.
Klik op Taak toevoegen.
Vanaf de datum van de taak staat die bovenaan de pagina Herinneringen, onder Taken, met de klant erbij. Je kunt daar kiezen uit twee acties:
Later opnieuw herinneren (klokje): kies een nieuwe datum. De taak verdwijnt tot die datum van de pagina.
Afronden (vinkje): de taak is klaar. Je vindt hem terug bij de klant onder Toon afgeronde taken.
Het aanmaken, afronden en verwijderen van een taak komt in de geschiedenis van de klant te staan. Taken zijn alleen voor jou en je collega's: de klant krijgt er nooit een e-mail over. Heb je eerder een notitie met een herinnering ingesteld? Die is automatisch omgezet in een taak.
Elke ochtend sturen we een e-mail naar collega's die dat aan hebben staan, als er taken of betaallinks op de pagina Herinneringen staan. Dat zet je aan of uit bij de gebruikersinstellingen, onder Mail bij openstaande herinneringen. Taken kunnen ook automatisch worden aangemaakt door een workflow. Lees er meer over in het artikel Hoe werken taken bij een klant?.
Kies een herinneringsdatum die ruim voor de vervaldatum van de betaallink ligt, zodat je klant nog tijd heeft om te betalen.